การประชุมเป็นสิ่งสำคัญในองค์กร การติดตามและจดจำทุกประเด็นสำคัญจากการประชุมไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่มีหลายทีม หลายโปรเจกต์ และต้องบริหารข้อมูลจำนวนมาก การนำ AI เข้ามาช่วยสรุปการประชุม (AI Meeting Summary Tools) จึงกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างชัดเจน AI ที่ใช้สรุปการประชุมในปัจจุบันไม่ได้เป็นเพียง “ผู้ช่วยจดบันทึก” เท่านั้น แต่สามารถเข้าใจ บริบทของการสนทนา (Contextual Understanding) วิเคราะห์โทนเสียง ประเด็นหลัก และแยกหัวข้อย่อยได้อย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่น

• Otter.ai และ Fireflies.ai สามารถแปลงเสียงเป็นข้อความ (speech-to-text) แบบเรียลไทม์ พร้อมจัดทำสรุปและไฮไลต์อัตโนมัติ
• Microsoft Copilot for Teams ใช้เทคโนโลยี Generative AI (GPT-based models) เพื่อสรุปการประชุมในรูปแบบ bullet point, สรุปการตัดสินใจ และเสนอ "next steps" ให้อัตโนมัติ

วิธีนำ AI มาช่วยสรุปการประชุมในองค์กร

1.เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับรูปแบบการประชุม

• หากองค์กรใช้ Microsoft Teams หรือ Google Meet อยู่แล้ว การผสาน AI Assistant เช่น Copilot หรือ Gemini จะช่วยให้ทำงานได้ราบรื่น
• สำหรับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่น Otter.ai หรือ Fireflies.ai เป็นทางเลือกที่เชื่อมต่อได้กับหลายแพลตฟอร์ม

2. กำหนดรูปแบบรายงานที่ต้องการให้ AI จัดทำ

• สรุปหัวข้อการตัดสินใจ (Decision Summary)
• สรุปประเด็นปัญหาและผู้รับผิดชอบ (Action Items)
• รายงานสั้นสำหรับผู้บริหาร (Executive Summary)

3. ตรวจสอบความถูกต้องของสรุป AI

ถึงแม้ AI จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก แต่การตรวจสอบความถูกต้องโดยมนุษย์ยังจำเป็น เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในข้อมูลหรือบริบทที่ซับซ้อน

4. ใช้ข้อมูลอย่างมีจริยธรรมและปลอดภัย

การเก็บเสียงหรือข้อความในการประชุมควรอยู่ภายใต้นโยบาย Data Privacy ขององค์กร และต้องแจ้งผู้เข้าร่วมทุกครั้งก่อนเริ่มบันทึก

    AI ช่วยสรุปการประชุมเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลา ลดภาระการจดบันทึก และทำให้ทีมสามารถโฟกัสกับเนื้อหาการประชุมได้มากขึ้น มันสามารถวิเคราะห์ ประเด็นสำคัญ และสร้างสรุปอัตโนมัติที่ช่วยให้การติดตามงานหลังประชุมมีประสิทธิภาพ องค์กรที่นำมาใช้ยังสามารถเพิ่มความโปร่งใสและความต่อเนื่องในการสื่อสารภายในทีมได้ดียิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม ควรใช้ AI อย่างระมัดระวัง โดยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลภายในเสมอ

สามารถติดตาม Avery IT Tech เพื่อเรียนรู้เทคโนโลยี Solution ต่างๆที่น่าสนใจอีกมากมาย เพราะเทคโนโลยี อยู่รอบตัวคุณ