SAP (System Applications, Products in data Processing) ก่อตั้งขึ้นในประเทศเยอรมนีเมื่อปี ค.ศ. 1972 (พ.ศ. 2515) โดยอดีตพนักงานจากบริษัท IBM ปัจจุบันสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ที่เมือง Walldorf ประเทศเยอรมนี SAP เป็นผู้บุกเบิกและมุ่งเน้นผลิตภัณฑ์ด้าน Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการทรัพยากรองค์กร

ในอดีต ระบบงานของ SAP ได้แก่ SAP R/2 ซึ่งทำงานบนระบบเมนเฟรม ก่อนจะถูกพัฒนามาเป็น SAP R/3 ซึ่งทำงานภายใต้สถาปัตยกรรม 3 ชั้น (3 Tier Client/Server) บนระบบ UNIX โดยตัว "R" ใน SAP R/3 หมายถึง "realtime data processing" (การประมวลผลข้อมูลแบบเวลาจริง) และ 3 หมายถึง สถาปัตยกรรม 3 ชั้น ได้แก่

1.ฐานข้อมูล (Database),
2.แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ (Application Server)
3.ไคลเอนต์ (Client)

ปัจจุบัน SAP ได้ก้าวเข้าสู่ยุคใหม่ด้วย SAP S/4HANA ซึ่งเป็นเจเนเรชั่นใหม่ของ SAP Business Suite ระบบ S/4HANA มีประสิทธิภาพสูง มีความยืดหยุ่น สามารถประมวลผลข้อมูลได้รวดเร็วแบบ Real-Time และเชื่อมต่อธุรกิจกับโลกดิจิทัลผ่านเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น IoT, Machine Learning หรือ Blockchain ข้อแตกต่างสำคัญคือ SAP S/4HANA ใช้ได้เฉพาะ SAP HANA Database เท่านั้น โดยฐานข้อมูลนี้ใช้เทคโนโลยี In-memory Database ซึ่งเก็บข้อมูลไว้ในหน่วยความจำหลัก (RAM) ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้เร็วกว่าฐานข้อมูลแบบดั้งเดิม

SAP ใช้งานอย่างไร? ระบบที่ประกอบด้วยโมดูลแบบบูรณาการ
ระบบ SAP ถูกออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงการดำเนินงานทั้งหมดขององค์กรเข้าด้วยกันเป็นหนึ่งเดียว โดยประกอบด้วยหน่วยการทำงานย่อยจำนวนมากที่เรียกว่า "โมดูล" (Module) ซึ่งแต่ละโมดูลจะทำหน้าที่แตกต่างกันแต่สามารถทำงานร่วมกันได้ (Integrate Software)

โมดูลงานหลักในระบบ SAP
ระบบงาน ERP ของ SAP ครอบคลุมหลายโมดูลสำคัญ โดยตัวอย่างโมดูลใน SAP R/3 ECC 6.0 ที่นิยมใช้งาน ได้แก่

1. FI (Financial Accounting): ระบบบัญชีการเงิน เป็นระบบงานพื้นฐานที่รองรับงานด้านการเงิน การบัญชีทั้งหมด รวมถึงการกำหนดรหัสบัญชี การบันทึกบัญชี และการออกรายงานต่างๆ ภายใต้ FI ยังมีระบบงานย่อย เช่น ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable - AP), ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable - AR), ระบบสินทรัพย์ (Fixed Asset - FA), และระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger Accounting - GL)
2. CO (Controlling): ระบบบัญชีบริหาร ที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมต้นทุน การวิเคราะห์ และการออกรายงานเพื่อการดำเนินงาน
3. MM (Materials Management): ระบบบริหารคลังวัสดุและการจัดซื้อจัดหา โมดูลนี้รับผิดชอบข้อมูลหลักวัสดุ (Material Master) ซึ่งเป็นข้อมูลหลักที่ทุกโมดูลต้องหยิบไปใช้
4. SD (Sales and Distribution): ระบบการขาย การจัดส่ง และการจัดจำหน่าย
5. PP (Production Planning): ระบบวางแผนการผลิต
6. HCM (Human Capital Management): ระบบการบริหารและจัดการทรัพยากรบุคคล (เดิมคือ HR)
7. QM (Quality Management): ระบบควบคุมคุณภาพ
8. PM (Plant Maintenance): ระบบบำรุงรักษา
9. WM (Warehouse Management): ระบบบริหารคลังสินค้า ใช้เมื่อต้องการควบคุมการหยิบสินค้าออกจากเชลล์หรือพาเลทให้แม่นยำยิ่งขึ้น
10. IS (Industry Solution): ระบบสำหรับจัดการธุรกิจเฉพาะทาง เช่น ธุรกิจปิโตรเลียม (Industry Solution-Oil & Gas)

การทำงานพื้นฐานของระบบบัญชี (General Ledger: GL)
ระบบบัญชีแยกประเภท (GL) เป็นพื้นฐานข้อมูลที่สำคัญทางบัญชี ข้อมูลจากระบบงานอื่นจะถูกบันทึกเข้ามายังระบบบัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ

• การบันทึกรายการโดยตรง (Direct G/L Posting): จะใช้ Posting Key เพื่อกำหนดการเดบิตและการเครดิตบัญชีแยกประเภท (เช่น 40 = เดบิต และ 50 = เครดิต บัญชีแยกประเภท) และต้องระบุ ประเภทของเอกสาร (Document Type) เช่น SA สำหรับ GL Document
• การเชื่อมโยงข้อมูล: หากมีการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบงานอื่น เช่น ค่าใช้จ่ายหรือรายได้ ข้อมูลนั้นจะถูกเชื่อมโยงไปยังศูนย์ต้นทุน (Cost Center) ทันที
• การออกแบบผังบัญชี: การออกแบบรหัสบัญชีควรชัดเจนและเป็นหมวดหมู่ รหัสบัญชีสูงสุดสามารถกำหนดได้ 10 หลัก และรหัสผังบัญชีสูงสุด 4 หลัก (เช่น "SR01") ไม่ควรกำหนดรหัสองค์กรหรือหน่วยงานฝังอยู่ในรหัสบัญชี เพราะ SAP จะจัดเก็บข้อมูลหน่วยงานในโมดูล CCA (Controlling)
• การควบคุมบัญชี: บัญชีสามารถถูกกำหนดให้มีการจัดการรายการคงค้าง (Open Item Management) ซึ่งหมายถึงต้องมีการเคลียร์รายการออกในภายหลัง (เช่น บัญชีซื้อรอนำส่ง)
• การควบคุมการกรอกข้อมูล (Field Status Group): สามารถกำหนดได้ว่า Field ใดต้องกรอก (Required Field), ไม่บังคับกรอก (Optional Field) หรือไม่ต้องการให้กรอก (Suppress Field) เช่น การกำหนดให้บัญชีค่าใช้จ่ายต้องกรอกรหัสหน่วยงานเป็น Field บังคับ
• การปรับปรุงมูลค่าเงินตราต่างประเทศ: ระบบ SAP มีฟังก์ชัน Revaluation เพื่อคำนวณผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนในช่วงปิดสิ้นงวดสำหรับทั้งบัญชีที่ควบคุมรายการคงค้างและบัญชีที่ไม่ควบคุมรายการคงค้าง
• การปิดสิ้นงวด/สิ้นปี: ระบบรองรับการปิดงวดบัญชีปัจจุบันและเปิดงวดบัญชีถัดไป (Close and Open Period) รวมถึงการปิดบัญชีสิ้นปี (Balance Carried Forward)

SAP เหมาะกับองค์กรแบบไหน ?
การเลือกระบบ ERP ไม่ว่าจะเป็น SAP ERP หรือ Local ERP ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ประเภทธุรกิจ ขนาดองค์กร และงบประมาณ SAP ERP และ SAP S/4HANA มักเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับ

1. องค์กรขนาดใหญ่ (Enterprise-scale) และมีความซับซ้อน: SAP ได้รับการออกแบบโดยเน้นลูกค้าธุรกิจขนาดใหญ่มาตั้งแต่แรก และสามารถปรับเปลี่ยนระบบให้เข้ากับธุรกิจที่มีความต้องการและกระบวนการที่ซับซ้อนได้อย่างยืดหยุ่น
2. องค์กรที่ต้องการฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมครบถ้วน (Comprehensive Functionality): SAP ครอบคลุมทุกด้านของธุรกิจ ตั้งแต่การผลิต การเงิน ทรัพยากรบุคคล การขายและการตลาด
3. องค์กรที่มีงบประมาณและเวลาลงทุนสูง: SAP ERP มีชื่อเสียงในด้านราคาที่สูง และต้องการเงินทุนที่เพียงพอ รวมถึงใช้เวลาในการติดตั้งและปรับใช้นาน
4. องค์กรที่มุ่งสู่ความเป็นผู้นำและการยกระดับสู่มาตรฐานสากล/Medical Hub: ตัวอย่างเช่น คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล ซึ่งเป็นโรงพยาบาลรัฐแห่งแรกในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกที่ใช้ RISE with SAP Private Cloud Edition เพื่อบริหารจัดการด้านการเงิน งบประมาณ จัดซื้อ คลังสินค้า และทรัพยากรบุคคล โดยมีเป้าหมายในการเป็นศูนย์กลางการแพทย์ระดับโลก
5. องค์กรที่ต้องการใช้เทคโนโลยีฐานข้อมูลขั้นสูงและความเร็วแบบ Real-Time: เช่น การเลือกใช้ SAP S/4HANA เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจที่รวดเร็ว

ข้อดีและข้อเสียโดยสรุปของ SAP ERP เมื่อเทียบกับ Local ERP

ข้อดีของ SAP ERP

• ครอบคลุมทุกด้านของธุรกิจ
• มีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย (ตามการกล่าวถึงคุณลักษณะของ SAP ERP)
• ได้รับการยอมรับจากองค์กรชั้นนำทั่วโลก

ข้อเสียของ SAP ERP

• ราคาสูง
• ใช้เวลาในการติดตั้งและปรับใช้นาน
• ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้งและใช้งาน

SAP เป็นผู้นำซอฟต์แวร์ ERP ระดับโลกที่โดดเด่นในด้านการบูรณาการและการทำงานแบบ Real-Time ผ่านโมดูลที่เชื่อมต่อกันอย่างสมบูรณ์แบบ ตั้งแต่การบัญชี (FI), การควบคุมต้นทุน (CO) ไปจนถึงการจัดซื้อ (MM) และการขาย (SD) แม้ว่าระบบ SAP จะต้องแลกมาด้วยการลงทุนที่สูงและระยะเวลาในการติดตั้งที่ยาวนาน แต่ความสามารถในการปรับเปลี่ยนให้เข้ากับธุรกิจที่ซับซ้อน และการรองรับเทคโนโลยีใหม่ๆ บนแพลตฟอร์มอย่าง SAP S/4HANA ทำให้ SAP เป็นทางเลือกที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และองค์กรที่ต้องการยกระดับโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลและบรรลุมาตรฐานระดับโลก. หากมอง SAP เป็นเสมือน "สมองส่วนกลาง" ขององค์กร โมดูลต่างๆ (เช่น การเงิน, การผลิต, การจัดซื้อ) ก็เป็นเหมือนอวัยวะที่เชื่อมโยงกัน เมื่อข้อมูลการดำเนินงาน (กระแสเลือด) ไหลผ่าน ทุกส่วนก็จะรับรู้และตอบสนองได้พร้อมกันทันที (Real-Time) ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำกว่าการทำงานแบบแยกส่วน

แหล่งอ้างอิง : https://www.belusys.com/sap-%E0%B9%82%E0%B8%A1%E0%B8%94%E0%B8%B9%E0%B8%A5%E0%B8%97%E0%B8%B5%E0%B9%88%E0%B8%99%E0%B8%B4%E0%B8%A2%E0%B8%A1%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99/